Haklarınızın korunması için ticari işlemlerde, sürelere mutlaka dikkat edilmeli ve ticari defterler eksiksiz tutulmalıdır. Ayrıca her işlem kendine özgü olduğu için, her işlemden önce hukuki mütalaa alınmalıdır.
Teklif gönderilirken; sanal ortamda gönderilecekse mutlaka güvenli elektronik imza ile imzalanmalıdır. Posta yoluyla gönderilecekse, şirket yetkili temsilcisi tarafından kaşe üzeri imzalanmalıdır. Teslim tarihi, teklifin geçerlilik tarihi ve teslim yeri önemli olup; bu hususlar teklif ve sözleşmelerde net olarak belirtilmelidir.
Teklif alınırken; alınan teklifin geçerlilik süresi yoksa ve teklif kabul edilmeyecekse, teklifin kabul edilmediği (reddedildiği) derhal yazılı olarak bildirilmelidir. Teklifin geçerlilik süresi varsa, kabul veya red bu sürenin bitiminden önce yazılı olarak bildirilmelidir. Teklifi, kabul edilecekse mal veya hizmetin özelliklerinin ayrıntılı olarak belirtilmiş olması gerekmektedir.
Sözleşme ve teklifler mutlaka şirket yetkili temsilcisi/leri tarafından şirket kaşesi üzerine imzalanmalıdır. kaşelenmelidir. İmza sirkülerinde şirketi temsile yetkili kişi ancak sözleşmeyi imzalayabilir. Kaşe üzerine ıslak imza atılmalıdır. İmza sirküleri varsa sözleşme ve tekliflere vekaletnamelerin de eklenmesi önerilmektedir. Teklif alınırken ve sözleşme imzalanırken karşı taraftan imza sirküleri veya vekaletname istenmesini öneririz. Sözleşme veya teklif sanal ortamda gönderilecekse mutlaka güvenli elektronik imza ile imzalanmalıdır.
Sözleşmeler mümkünse karşı taraf yetkilisine, sizin yanınızda imzalatılmalıdır. Mümkün değilse bir çalışan, karşı tarafa sözleşmeyi götürmeli ve çalışanın yanında imzalamalı ve sözleşmenin bir sureti mutlaka alınarak saklanmalıdır. Sözleşme bedeli kesin vade olarak belirtilmelidir. Bunlar genel bilgiler olup sözleşme imzalanmadan önce hukuk büromuzdan hukuki mütalaa alınmasını öneririz.
Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar net bir şekilde yazılmalıdır:
-Teslim tarihi
-Teslim yeri
-Teslim ve taşıma şekli
-Teslim, taşıma, sigorta, gümrükleme, vergi, harç vs. masraflarının kime ait olacağı
-Sözleşme bedeli
-Sözleşme bedelinin ödeneceği tarih
-Sözleşme bedelinin ödenme şekli
-Sözleşme gereğinin yerine getirilmemesi halinde yapılacaklar
Mal veya hizmet tarafınızca teslim edildikten sonra 7 gün içinde fatura düzenlenmesini öneririz. Faturaya neye istinaden düzenlendiği, teklif/sözleşme bilgisi ve yapılan iş veya satılan malın cinsi ayrıntılı olarak yazılmalıdır. Örneğin: …. tarihli sözleşme/teklif gereğince …… hizmet/mal teslimi. Faturaya “Fatura tarihinden itibaren 7. gün kesin vade tarihidir. Ödemeler kesin vade tarihinde yapılmadığında hiçbir ihtara gerek kalmaksızın temerrüde düşülmüş olup; 7 gün içinde itiraz edilmezse fatura kesinleşecektir” ibaresi yazılmalıdır. Faturadaki ödeme günü ile sözleşme/teklifte belirtilen ödeme günü örtüşmelidir. Fatura düzenlenince mutlaka ticari defterlere alacak olarak kaydedilmelidir. Fatura karşı tarafa bizzat teslim edilmeli ve fatura üzerine teslim alındığı yazılıp imzalatılmalıdır. Fatura bizzat teslim edilmeyecekse iadeli taahhütlü mektup veya noterden ihtarname ile gönderilmelidir. Faturalar e-fatura olarak da gönderilebilir.
Mallar tarafınızca teslim alınmış ise teslim alınan mallarda hata, hasar, kusur vs. var ise fatura teslim alınmamalıdır. Yine de fatura teslim alınmış ise veya isteğiniz dışında size fatura gönderilmiş ise mutlaka 7 gün içinde, faturaya itiraz edildiğine ilişkin noterden ihtarname gönderilmeli ve fatura ticari defterlere kesinlikle kaydedilmemelidir.
Tarafınızca mal teslim edilecekse; teslim sırasında mutlaka teslim-tesellüm tutanağı yani teslim belgesi düzenlenip; imzalanmalıdır. Teslim tesellüm tutanağındaki teslim tarihi, sözleşmede belirtilen teslim tarihi olmalıdır. Tutanakta mutlaka malların eksiksiz, sağlam ve teklif/sözleşmeye uygun teslim edildiği yazılmalıdır.
Tarafınızca mallar teslim alınacaksa teslim sırasında, malların tamamı mutlaka gözden geçirilmelidir. Dıştan görünecek bir ayıp varsa en geç 2 gün içinde noterden ayıp ihbarı gönderilmelidir. Teslim alındıktan sonra ayrıca 8 gün içinde mallar ayrıntılı olarak incelenmelidir. Bir kusur varsa en geç 8 gün içinde noterden ayıp ihbarı gönderilmelidir. Malların ayıbı gizli ise, kullanılırken öğrenilmiş ise; fark edildiği anda, hemen noterden ayıp ihbarı gönderilmelidir. Bu malları inceleme ve noterden bildirme sürelerine mutlaka dikkat edilmelidir. Çünkü hukukumuza göre, süresinde mallar incelenmez ve ayıp ihbarı gönderilmez ise; kusurlu, hatalı, ayıplı ve sair mallar iade edilemeyecek ve bedelleri ödenmek zorunda kalınacaktır.
Çekler ve senetler asla kargo ile gönderilmemelidir. Çünkü kargoda kaybolduğunda herhangi bir hak iddia edilememektedir. Çek ve senetler alınırken ciro silsilesinin tam ve eksiksiz olduğuna dikkat edilmeli, tereddüt halinde mutlaka hukuki mütalaa alınmalıdır.
Çeklerin tahsil kabiliyeti senetlere göre daha güçlüdür. Çünkü hukukumuzda karşılıksız çekler için tekrar hapis cezası düzenlenmiştir. Bir şirketten çek alınıyorsa çekin “tacir çeki” olduğuna mutlaka dikkat edilmelidir. Çeki imzalayanın şirketin yetkili temsilcisi olup olmadığına emin olunmalı, imzalayan kişinin şirketin yetkili temsilcisi olduğuna ilişkin vekaletname ve imza sirküleri istenmelidir.
Kanunda yerine göre farklı süreler öngörülmüş olsa da, en kısa sürede çeklerin bankaya ibraz edilmesini, senetlerin ise protesto edilmesini öneririz.
Senet düzenlenirken, sadece kaşenin üzerine imza atılmalıdır. Kesinlikle çift imza atılmamalı, kaşe dışında hiçbir yere imza atılmamalıdır. Senet teminat senedi ise, mutlaka neyin teminatı olduğu ve teminat senedi olduğu senedin üzerine yazılmalıdır. Senedin arka ve ön yüzüne mutlaka “iş bu senet teminat senedi olup; ciro edilemez” yazılmalıdır. Kesinlikle imzalanmış boş senet verilmemelidir.
Senet alacaklısı olduğunuz durumda senet üzerindeki “bedeli nakden arz olunmuştur.” kısmını bu şekilde doldurulmalıdır. Senedin aşağıda belirtilen 9 kısmı mutlaka doldurulmuş olmalıdır:
Büromuzun kurucu ve yöneticisi Avukat Senem YILMAZEL, Ticaret Hukuku alanında uzmanlaşmış olup; bu alanda Gazi Üniversitesi Ticaret Hukuku anabilim dalında bilimsel çalışmalarını yürütmüş, yüksek lisans (mastır) yapmıştır. Avukat Senem YILMAZEL kıymetli evrak ile ilgili bilimsel çalışmalar yapmış; çek konusu ile ilgili kitap yazmıştır.
Belirtilen bilgiler her işlemde mutlaka dikkat edilmesi gereken temel bilgiler olup; somut olayın özelliğine göre her işlemden önce hukuk büromuzdan görüş alınmasını öneririz.
Av. Senem YILMAZEL